Organisaation kitka

Useimmat organisaation konfliktit eivät ala vaikeista ihmisistä, huonoista asenteista tai persoonallisuuksien yhteentörmäyksistä. Ne alkavat rakenteista. Epäselvä omistajuus, ristiriitaiset tavoitteet, epäselvät vastuut, puutteellinen tiedonkulku tai hitaat päätöksentekoprosessit luovat ympäristön, jossa kitka alkaa vähitellen kasvaa.

Aluksi kitka näkyy pieninä arjen häiriöinä. Asiat viivästyvät, päätökset jäävät odottamaan hyväksyntöjä, vastuita siirtyy henkilöltä toiselle ja eri tiimit työskentelevät toisinaan ristiriitaisten tavoitteiden ohjaamina. Yksittäiset tilanteet eivät välttämättä tunnu merkittäviltä, mutta niiden yhteisvaikutus alkaa heikentää yhteistyötä, päätöksenteon laatua ja työn sujuvuutta.

Kun rakenteellisia ongelmia ei tunnisteta tai korjata, ihmiset alkavat etsiä niille selityksiä. Tässä vaiheessa huomio siirtyy järjestelmästä yksilöihin. Hidas päätöksenteko tulkitaan yhden henkilön haluttomuudeksi tehdä päätöksiä. Epäselvä vastuunjako nähdään jonkun kyvyttömyytenä hoitaa oma roolinsa. Ristiriitaiset tavoitteet alkavat näyttäytyä yhteistyöhaluttomuutena tai siiloutumisena.

Tämä on usein hetki, jolloin organisaation kustannukset alkavat kasvaa merkittävästi. Rakenteellinen ongelma muuttuu henkilökohtaiseksi ongelmaksi. Keskustelu siirtyy prosesseista persooniin, toimintamalleista motiiveihin ja rakenteista ihmisten välisiin suhteisiin. Mitä pidempään tilanne jatkuu, sitä enemmän energiaa kuluu tulkintoihin, turhautumiseen ja puolustautumiseen sen sijaan, että huomio kohdistuisi ongelman todelliseen lähteeseen.

Monissa organisaatioissa kitka ilmenee erityisesti rajapinnoissa. Tiimien, yksiköiden tai toimintojen väliset yhteistyökohdat ovat usein niitä paikkoja, joissa vastuut voivat jäädä epäselviksi ja tavoitteet ajautua osittain ristiriitaan. Kun kukaan ei omista kokonaisuutta, syntyy helposti tilanteita, joissa jokainen optimoi omaa toimintaansa samalla kun yhteinen suorituskyky heikkenee.

Kitka ei ole aina negatiivinen ilmiö. Organisaatiot tarvitsevat myös rakentavaa jännitettä. Erilaiset näkökulmat, haastavat keskustelut ja kriittiset kysymykset voivat parantaa päätöksentekoa ja auttaa tunnistamaan riskejä. Haitalliseksi kitka muuttuu silloin, kun se syntyy epäselvistä rakenteista eikä tietoisesta keskustelusta tai erilaisista näkemyksistä.

Yksi tärkeimmistä johtamisen tehtävistä onkin erottaa toisistaan henkilökohtaiset ristiriidat ja rakenteelliset ongelmat. Jos sama kitka toistuu useissa tiimeissä, yksiköissä tai projekteissa, syy löytyy harvoin yksittäisistä ihmisistä. Tällöin kannattaa tarkastella vastuita, prosesseja, päätöksentekoa ja yhteistyön rakenteita ennen kuin huomio kohdistetaan yksilöihin.

Korkeasti toimivissa organisaatioissa kitkaa ei pyritä poistamaan syyllisiä etsimällä, vaan ymmärtämällä, mistä se syntyy. Kun rakenteelliset esteet tunnistetaan ajoissa, monet konfliktit voidaan ratkaista ennen kuin ne muuttuvat henkilökohtaisiksi. Samalla yhteistyö helpottuu, päätöksenteko nopeutuu ja luottamus vahvistuu.

Tästä syystä organisaatiokulttuurin ymmärtäminen edellyttää enemmän kuin yksittäisten kokemusten tarkastelua. On ymmärrettävä myös ne rakenteet, prosessit ja käytännöt, jotka ohjaavat ihmisten toimintaa päivittäin. Usein pysyvin ratkaisu löytyy järjestelmän muuttamisesta, ei yksilöiden muuttamisesta.